Privacybeleid, disclaimer en voorwaarden

Privacybeleid Mazda MX-5 club Nederland

Informatieplicht

Dit privacybeleid is in de huidige vorm op 24 mei 2018 door de Mazda MX-5 Club Nederland opgesteld conform Europese regelgeving omtrent de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) / General Data Protection Regulation (GDPR) en vervangt eerdere privacy- en aansprakelijkheidsvoorwaarden voor gebruik van de website van de Mazda MX-5 Club Nederland. Het privacybeleid wordt elk jaar geëvalueerd. De laatste wijziging is 19 april 2023 gemaakt.

Grondslagen AVG

De Mazda MX-5 Club Nederland mag zgn. gewone persoonsgegevens verwerken voor het uitvoeren van de overeenkomst (het lidmaatschap) en voor een paar zaken waarvoor leden toestemming moeten geven. De verwerking van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens wordt niet gedaan.

Onderdelen van de verwerking persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst (het lidmaatschap) betreffen onderstaande punten. We hoeven voor het verwerken van persoonsgegevens voor dit doel geen goedkeuring te vragen.

• Inning contributie en beheer ledenadministratie;
• Versturen van MX-5 Magazines;
• Toegang verschaffen tot een afgesloten ledengedeelte op de website.

Voor de verwerking van persoonsgegevens voor onderstaande punten moeten leden toestemming geven:

• Inschrijven voor evenementen. Indien leden willen inschrijven gaan ze akkoord met het verwerken van de persoonsgegevens (delen van noodzakelijke persoonsgegevens met rituitzetters, delen van geanonimiseerde persoonsgegevens aan dealers/garages t.b.v. een evenement, publiceren van foto’s gemaakt tijdens een evenement);
• Versturen van nieuwsbrieven. Leden geven zelf aan of ze nieuwsbrieven willen ontvangen en kunnen dat zelf aan- en uitzetten;
• Publiceren van aanvullende lidmaatschapsgegevens op het forum. Leden geven zelf aan welke informatie ze willen publiceren en kunnen dat zelf aan- en uitzetten;
• Verzekeringscheck bij Assurantiekantoor De Smale. Indien u gebruik maakt van de speciale club-autoverzekering bij De Smale dan kan u dat aangeven op uw accountpagina. Van leden die "Nee" ingesteld hebben zullen geen persoonsgegevens met De Smale worden gedeeld, maar kunnen tevens niet gebruik maken van de club-autoverzekering.

Lidmaatschaps- en websitestatistieken worden alleen op basis van beperkte en geanonimiseerde gegevens gemaakt, welke niet worden gedeeld. Daarom is voor het plaatsen van cookies en local storage voor statistische doeleinden geen toestemming nodig. Op de speciale cookiepagina is beschreven welke cookies worden opgeslagen en hoe leden die kunnen verwijderen.

Cookie instellingen

Privacy by Design en Privacy by Default

Voor alle doelen en werkzaamheden worden enkel de noodzakelijke persoonsgegevens verwerkt. De persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt zolang het lidmaatschap actief is. Bij directe opzegging van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens van het lid direct uit de ledenadministratie verwijderd. Van leden die met ingang van het volgend kalenderjaar opzeggen worden de persoonsgegevens in de eerste week van het nieuwe kalenderjaar uit de ledendatabase verwijderd. Enkel in uitzonderlijke gevallen (zoals geschillen) zullen persoonsgegevens maximaal 2 jaar worden bewaard.
Om tegen te gaan dat gegevens bij een incident niet permanent verloren gaan worden wekelijkse backups van de totale websitedatabase in de clubcloud opgeslagen. Op onregelmatige basis wordt een kopie van de ledendatabase opgeslagen. Backups worden niet langer dan 6 maanden bewaard en zijn enkel voor de admins toegankelijk.

Uitsluitingen

De Mazda MX-5 Club Nederland hoeft niet verplicht een functionaris gegevensbescherming (FG) aan te stellen en geen register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Voor het innen van de contributie en versturen van MX-5 Magazines en nieuwsbrieven verwerken we op grote schaal persoonsgegevens. Bij deze handelingen is geen hoog privacyrisico. Daarom hoeven we geen Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren.
We maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

Beveiliging

Hieronder staat het beleid voor technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die de Mazda MX-5 Club Nederland heeft getroffen:

Technische beveiligingsmaatregelen:
De persoonsgegevens zijn versleuteld opgeslagen en de internetcommunicatie tussen leden/ledenadministratie/admins en de server waar de ledendatabase is opgeslagen is versleuteld. Enkel admins, de ledenadministratie en evenement-organisatoren (waaronder rituitzetters) hebben toegang tot persoonsgegevens. Leden worden actief aangemoedigd veilige wachtwoorden te gebruiken en admins en ledenadministratie moeten verplicht veilige wachtwoorden gebruiken.
Clubbestanden worden enkel beveiligd in de clubcloud (Microsoft Sharepoint Online) opgeslagen. Microsoft heeft passende waarborgen getroffen om te voldoen aan de GDPR. Er worden geen afdrukken van de ledenadministratie gemaakt en bewaard. Bij bestuurs- of commissiemutaties worden (om misbruik te minimaliseren) altijd nieuwe wachtwoorden voor bestuurs- of commissietoegang tot clubcloud of clubmail aangemaakt.

Organisatorische beveiligingsmaatregelen:
Presentielijsten bevatten alleen de noodzakelijke data en mogen enkel geanonimiseerd met derden (zoals dealers of garages) worden gedeeld. Presentielijsten voor evenementen worden door de rituitzetters na uiterlijk 3 maanden na het evenement vernietigd. Personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens moeten een geheimhoudingsverklaring ondertekenen waarin o.a. is opgenomen dat de gegevens alleen voor de zakelijke doelen worden gebruikt waarvoor ze zijn verstrekt. De geheimhoudingsverklaring is daarom onderdeel van het Evenementen-draaiboek.
Bij mailings aan groepen leden, anders dan via nieuwsbrieven via de website, moeten de ontvangers in het bcc-veld worden geplaatst.
Bij een datalek documenteren we dit maken we melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerkersovereenkomsten

De Mazda MX-5 Club Nederland stelt verwerkersovereenkomsten op met partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken. Deze partijen zijn Jerney de Jong (vormgever magazine) en BO Creative Agency (ontwikkeling en beheer website). In de verwerkersovereenkomst staat welke persoonsgegevens worden verwerkt, hoe lang die bewaard mogen worden en dat de externe partij de ter beschikking gestelde gegevens alleen gebruikt waarvoor de gegevens zijn verstrekt. Microsoft (hosting provider) en Google (dataverwerking) voldoen middels hun Algemene Voorwaarden, Privacy Policies en/of toegepaste privacyinstellingen aan de GDPR en hier hoeven geen verwerkersovereenkomsten voor opgesteld te worden. Mollie (paymentprovider) en ING (bankrekeningen) werken als financiële dienstverleners in opdracht van de particuliere rekeninghouders en zijn daarmee zelf verwerkersverantwoordelijken. Voor Assurantiekantoor De Smale geldt het door de Adfiz-brancheorganisatie opgestelde statement waardoor geen verwerkersovereenkomst opgesteld hoeft te worden.

Privacyrechten

De Mazda MX-5 Club Nederland heeft de systemen, procedures en interne organisatie zodanig ingericht dat u uw recht op onderstaande zaken kan uitoefenen.

• Recht op inzage, rectificatie, aanvulling, dataportabiliteit en vergetelheid. Op uw accountpagina kunt u al uw opgeslagen gegevens bekijken, downloaden en zo nodig wijzigen of verwijderen, mits niet noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst (het lidmaatschap).
• Recht van bezwaar en op beperking van de verwerking. U kunt in bepaalde situaties bezwaar maken bij de ledenadministratie (of in uiterste gevallen de Autoriteit Persoonsgegevens) voor de verwerking van uw gegevens: de verwerking is onrechtmatig, gegevens zijn niet meer nodig of betrokkene maakt bezwaar tegen verwerking. Het gebruik van deze gegevens moet dan gedeeltelijk of geheel worden beperkt. Als we de betreffende persoonsgegevens aan andere partijen hebben verstrekt dan zullen we deze organisaties laten weten dat we het gebruik van deze gegevens hebben beperkt en dat zij dat ook moeten doen. Wij laten u ook weten welke organisaties dit zijn. Het beperken van de verwerking kan strijdig zijn met de uitvoering van de overeenkomst en daarmee leiden tot beëindiging van het lidmaatschap en/of opzegging van de autoverzekering via De Smale.

Heeft u vragen over het Privacybeleid dan kunt u contact opnemen met de AVG-deskundige binnen de vereniging via privacy@mx5club.nl.

Disclaimer

Wanneer u deze website bezoekt en evt. informatie gebruikt, betekent dit dat u akkoord gaat met de voorwaarden die in deze disclaimer beschreven staan.

Aansprakelijkheid

De op deze website getoonde informatie is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Er wordt echter geen enkele aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledige en/of incorrecte informatie en voor het niet correct functioneren van deze website. Hoewel we alles in het werk stellen om misbruik te voorkomen, zijn we niet aansprakelijk voor informatie en/of berichten die door gebruikers van de website via internet worden verzonden. De Mazda MX-5 Club Nederland kan niet verantwoordelijk worden gesteld wanneer virussen op deze website zouden voorkomen. Evenmin kan de Mazda MX-5 Club Nederland verantwoordelijk worden gesteld voor de inhoud, het gebruik en het functioneren van de websites die met deze website zijn gelinkt. 

Intellectueel eigendom

Foto's en links naar foto's die door leden op deze site zijn geplaatst of ingestuurd mogen door de Mazda MX-5 Club Nederland worden gebruikt. De op deze website getoonde informatie, waaronder teksten, foto's, grafisch materiaal, merken, logo's en (handels)namen, zijn eigendom van of in licentie bij de opdrachtgever van de site, en worden beschermd door auteursrecht, merkenrecht en/of enig ander intellectueel eigendomsrecht. Deze informatie blijft eigendom van de opdrachtgever of derden. De inhoud van deze website mag alleen worden gebruikt voor niet-commerciële doeleinden, tenzij anders besloten. Het is de gebruiker van de website niet toegestaan de inhoud van de website op enigerlei wijze te verveelvoudigen, bijvoorbeeld door de inhoud door te sturen of te distribueren dan wel (tegen vergoeding) beschikbaar te stellen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Mazda MX-5 Club Nederland.

Wijzigingen

Wij behouden het recht deze disclaimer op elk moment, zonder kennisgeving, te wijzigen. Wanneer u vervolgens gebruik blijft maken van deze website bent u automatisch gebonden aan de voorwaarden van de gewijzigde disclaimer.

Evenementenvoorwaarden (algemene voorwaarden)

Voorwaarden voor deelname aan evenementen Mazda MX-5 Club Nederland.

1. Door in te schrijven voor onze evenementen verklaart de inschrijver mede namens zijn/haar medepassagier zich akkoord met het feit dat deelname aan deze evenementen geschiedt voor zijn/haar eigen rekening en risico en dat de club, de uitzetters en organisatoren geen enkele aansprakelijkheid accepteren voor enig letsel en/of schade aan of verlies van eigendommen van de inschrijver of zijn/haar medepassagier waaronder, maar niet uitsluitend, het voertuig waarmee de ondergetekende aan deze rit deelneemt. Inschrijver vrijwaart de uitzetters, organisatoren en de club tegen alle claims van alle derden, inclusief die van zijn/haar medepassagier, en uit welken hoofde dan ook, die verband houden met of het gevolg zijn van deelname door ondergetekende en zijn/haar medepassagier aan de evenementen. De inschrijver en zijn/haar medepassagier zullen zich tijdens het evenement aan alle geldende wet- en regelgeving en richtlijnen houden en zich als goed clublid gedragen.


2. Inschrijving voor het evenement is niet vrijblijvend en betekent tevens een verplichting het bijbehorende bedrag over te maken aan de clubrekening. Bij annulering door deelnemer(s) blijft betaling voor deelname verschuldigd en betaalde kosten zijn bij annulering door deelnemer(s) niet meer terugvorderbaar. De deelnemer zal, indien nog niet gedaan, alsnog het inschrijfgeld moeten voldoen. Bij verhindering dient de deelnemer de uitzetters van het evenement terstond op de hoogte brengen van diens afwezigheid.
   We wijzen u erop dat er door de club geen reis- of annuleringsverzekering voor dit evenement is afgesloten. Als u dit wenst dient u hiervoor zelf zorg te dragen.


3. Door in te schrijven voor het evenement verklaart de inschrijver mede namens zijn/haar medepassagier zich akkoord met de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens conform ons Privacybeleid betreffende het delen van noodzakelijke persoonsgegevens met rituitzetters, evt. delen van geanonimiseerde persoonsgegevens met dealers/garages t.b.v. een evenement en publiceren van foto’s gemaakt tijdens een evenement.